DMS

Papierlose Ordnung durch elektronische Archivierung und Dokumenten-Management

Ständig ändernde Abläufe und Verfahren in den Unternehmen machen die normenkonforme Führung eines Qualitätshandbuchs zu einem fortlaufenden Prozess.

Diese Prozesse sind in der täglichen Arbeit papiergebunden kaum zu bewältigen.

Wesentliche Gründe für die Einführung der elektronischen Dokumentenerstellung und Archivierung sind heute die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten (Compliance) und die Anforderung, einen einheitlichen Zugriff auf alle Informationen des Unternehmens zu haben.

Dabei sollen die Informationen jederzeit und standortübergreifend in den Geschäftsprozessen genutzt werden können.

Lösung

Die elektronische Erstellung und Archivierung von Dokumenten ermöglicht den Aufbau eines Wissensmanagements, in dem sich jede Art von strukturierten bzw. unstrukturierten Informationen zentral oder in verteilten Informationspools speichern lässt.

Die Zusammenführung von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten ermöglicht z.B. SAP-Anwendern, SAP-Transaktionen mit den dazugehörigen unstrukturierten Geschäftsdokumenten zu verknüpfen.

Ein Archiv gewährleistet die langfristige Sicherheit der Informationen und ermöglicht je nach ihrem Wert und Lebenszyklus innerhalb der Geschäftsprozesse die wirtschaftliche und revisionssichere Aufbewahrung und ein effizientes Informations und Dokumenten Lifecycle Management.

Dokumenten-Managment auf den Punkt gebracht:

Revisionssichere Archivierung
Strukturierte Verwaltung von QM-Dokumenten
Integrierte Historienverwaltung
Einfache web-basierte Zugriffsmöglichkeiten (z. B. MS Internet Explorer)
Office Integration zur effizienten Bearbeitung