DMS

DMS Software: Prozess-Beratung für papierlose Ordnung durch elektronische Dokumenten-Erstellung und Dokumenten-Lenkung

Dokumente fallen überall an ... Ob Qualitätsmanagementhandbuch, Arbeits-/ Verfahrensanweisungen (SOP‘s), Prozessbeschreibungen, Prüfvorschriften, Betriebsanweisungen, Verträge oder andere beliebige Dokumenttypen

Ständig ändernde Abläufe und Verfahren in den Unternehmen machen die normenkonforme Führung von Dokumenten zu einem fortlaufenden Prozess.

Die Dokumentenmanagement Software, kurz DMS, ist ein System zur Verwaltung von digitalen Dokumenten

Dabei können sowohl einzelne Dokumente als auch ganze Dokumentensammlungen verwaltet werden. Die Software bietet eine Reihe von Funktionen, die es ermöglichen, die Dokumente zu organisieren, zu suchen und zu bearbeiten. Darüber hinaus können mit einer DMS auch Dokumentenworkflows gesteuert und Dokumentenversionen verwaltet werden.

Die DMS Software ist ein wichtiges Werkzeug für die Digitalisierung von QM und QS

Durch die Nutzung einer DMS können Qualitätsmanagement- und Qualitätssicherungsprozesse effizienter und transparenter gestaltet werden. Darüber hinaus ermöglicht die DMS eine schnelle und einfache Kommunikation zwischen den Beteiligten. Die DMS Software unterstützt Sie bei der Erfüllung von Qualitätsmanagement- und Qualitätssicherungsanforderungen.

Das Qualitätsmanagement umfasst alle Aktivitäten, die zur Erreichung einer definierten Qualität erforderlich sind. Das Qualitätsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmensmanagements.

Die Qualitätssicherung ist ein Teilbereich des Qualitätsmanagements. Die Qualitätssicherung umfasst alle Maßnahmen, die darauf abzielen, die Qualität der Produkte und Dienstleistungen zu sichern.

Die DMS Software unterstützt Sie bei der Erfüllung von Qualitätsmanagement- und Qualitätssicherungsanforderungen. Die DMS bietet Ihnen eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten können. Darüber hinaus ermöglicht die DMS eine einfache Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur.

Diese Prozesse sind in der täglichen Arbeit papiergebunden kaum zu bewältigen

Wesentliche Gründe für die Einführung der elektronischen Dokumentenerstellung und Archivierung sind heute die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige, revisionssichere Aufbewahrung von Geschäftsdokumenten (Compliance) und die Anforderung, einen einheitlichen Zugriff auf alle Informationen des Unternehmens zu haben.

Dabei sollen die Informationen jederzeit und standortübergreifend in den Geschäftsprozessen genutzt werden können

Die Lösung für automatisierte Freigabeprozesse und automatische Versionierung von Dokumenten: Dokumenten-Management-System Einsatz

Die elektronische Erstellung und Archivierung von Dokumenten ermöglicht den Aufbau eines Wissensmanagements, in dem sich jede Art von strukturierten bzw. unstrukturierten Informationen zentral oder in verteilten Informationspools speichern lässt.

Die Zusammenführung von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten ermöglicht z.B. SAP-Anwendern, SAP-Transaktionen mit den dazugehörigen unstrukturierten Geschäftsdokumenten zu verknüpfen.

Ein Archiv gewährleistet die langfristige Sicherheit der Informationen und ermöglicht je nach ihrem Wert und Lebenszyklus innerhalb der Geschäftsprozesse die wirtschaftliche und revisionssichere Aufbewahrung und ein effizientes Informations und Dokumenten Lifecycle Management.

Dokumenten-Managment auf den Punkt gebracht:

Revisionssichere Archivierung und strukturierte Verwaltung von QM-Dokumenten
Integrierte Historienverwaltung
Einfache web-basierte Zugriffsmöglichkeiten (z. B. MS Internet Explorer)
Office Integration zur effizienten Bearbeitung
Erstellung, Verteilung und Verwalten der Vorgabedokumente (z.B. Arbeits-/Verfahrensanweisungen, Prüfvorschriften, Hygienepläne, Betriebsanweisungen), Formblätter, Verträge und andere Dokumenttypen vollständig elektronisch
Verringerung der administrativen Tätigkeiten für Erstellung, Überarbeitung, Freigabe und Verteilung von Dokumenten
Automatisierter Unterschriftenumlauf und Verteilung der Dokumente
Reduzieren Sie überflüssige Ausdrucke und Papier durch die Nutzung einer DMS-Lösung
Management von Vorgabedokumenten und Formblättern
Volltextsuche zu Dokumenteninhalten und Metadaten der Dokumente
Die Erstellung, Verteilung und Verwaltung regulierter/gelenkter Dokumente erfolgt auf Basis freigegebener Vorlagen
Dokumente elektronisch unterschreiben (GxP-konforme Signaturlösung)
Erstellung von Zwangswasserzeichen
Kontrollierter und protokollierter Ausdruck

Abbildung der regulatorischen Anforderungen im Dokumenten-Management-System:

ISO 9001:2015, Kapitel 7.5
ISO 13485:2016, Kapitel 4
IATF 16949 Qualitätsmanagement Automobilindustrie
ISO 13485 (Anforderungen von Medizintechnikherstellern und Pharma Unternehmen)
FDA 21 CFR Part 11 und GMP Regularien

Wir sollten reden...

… wenn Sie sich in einem oder mehrerer Bereiche wiederfinden. Aber wir sollten auch reden, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob wir Ihnen helfen können.

Meist lässt sich durch ein Gespräch ganz einfach klären, wo Bedarf besteht und wo genau wir helfen können.